DIRECTORES DE PROYECTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

  El presente ensayo es desarrolla como parte de la Maestría en Administración de Proyectos, en el curso Áreas del Conocimiento II, en el cual se analizará los desafíos que debe enfrentar el Director de un Proyecto durante la selección del Personal.

  El tema principal a desarrollar se fundamenta en los procesos de selección y reclutamiento, los cuales deben estar orientados en la búsqueda de las capacidades óptimas para cada uno de sus colaboradores, todo en función del rol y las responsabilidades de cada puesto.

  Se contó para la elaboración del presente ensayo con el material didáctico del curso mencionado así como el PMBOK, por lo que se contó con información suficiente.

  El Director del Proyecto es el responsable de velar porque se logren alcanzar los objetivos del proyecto, cumpliendo con el plazo establecido y el costo estimado, de forma tal que se puedan satisfacer la necesidades de los clientes, alcanzando de esta manera el éxito del proyecto.

  Como responsable total del proyecto, el Director no puede ejecutar solo semejante tarea, para esto necesita contar con un equipo de trabajo capacitado que le acompañe durante el ciclo de vida del proyecto.

Este equipo de trabajo está compuesto por personas, las cuales al final son las que concretizan las tareas para alcanzar el éxito del proyecto; por lo que la selección de dicho personal es una tarea fundamental a desarrollar por parte del Director y de su equipo de dirección. De ahí que vamos a analizar los procesos que intervienen así como los pasos necesarios para lograr una adecuada selección del personal del proyecto mediante la búsqueda de las capacidades ideales del personal. Finalmente se mencionarán algunas recomendaciones que pueden ayudar al Director en tan importante tarea.

  Dentro de los cuatro procesos mencionados en el PMBOK para la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, dos son esenciales para el proceso de selección y reclutamiento del personal, uno es el de Desarrollar el Plan de Recursos Humanos, que debe darse durante la planificación del proyecto, y el otro es el de Adquirir los Recursos Humanos el cual se implementa durante la ejecución del proyecto. En ambos procesos la participación del Director del Proyecto es vital. Los otros dos procesos que menciona el PMBOK tienen que ver con el desarrollo y dirección del personal, por lo que no serán desarrollados como parte del proceso de Selección y Reclutamiento.

  Con el plan de Recursos Humanos del proyecto se logran definir los roles, responsabilidades y las capacidades necesarias para cada uno de los miembros del equipo, además, se obtienen también las relaciones de comunicación. Mientras que es ya en el proceso de Adquisición de Recursos Humanos en el que se procede con la contratación de los colaboradores de todas las áreas.

   Hasta ahora hemos mencionado los procesos necesarios para la contratación del personal, sin embargo, tan bien es importante que comentemos sobre las habilidades que debería tener el Director del Proyecto para afrontar semejante responsabilidad.

Dentro de todas las habilidades que debería tener un director de proyecto, las siguientes son necesarias para el desafío que estamos discutiendo, a saber:

·         Inteligencia Emocional, esta habilidad le permitiría mejorar las relaciones con los demás, permitiéndole optimizar el manejo de las relaciones interpersonales.

·         La empatía, que le permitirá establecer relaciones positivas de una manera rápida con los demás miembros del equipo de dirección.

·         Comunicación efectiva, esta habilidad le permitirá el intercambio de información y compresión para con los demás miembros del proyecto.

  Ya hemos mencionado los procesos y las habilidades como parte esenciales para la selección del personal de un proyecto, sin embargo, también es importante que definamos cuales son los pasos necesarios para el reclutamiento de ese personal, a saber:

1.      Solicitud de empleo: esta se basa en las necesidades del puesto a contratar, lo que va asociado a la definición de los roles y responsabilidades que se establecieron en el proceso de planificación para cada uno de los puesto del proyecto.

2.      Entrevista preliminar: esta se realiza como filtro para únicamente dejar a las personas que cumplan al 100 % con los requisitos solicitados (experiencia, títulos, etc)

3.      Prueba de aptitud: esta se realizaría a las personas que superaron la entrevista preliminar para valorar más a profundidad las capacidades de cadaindividuo.

4.      Pruebas de inteligencia & personalidad (psicométricas): se realizan generalmente como política de las organizaciones, y es un requisito pasarlas, por lo que funcionan como un filtro adicional.

5.      Entrevista principal: generalmente se realiza únicamente a una terna final de candidatos, los cuales obtuvieron los mejores resultados en las pruebas preliminares. De esta terna se selecciona a la persona que sería contratada para el puesto.

6.      Examen médico: requisito de las organizaciones para garantizarse el estado físico de sus colaboradores. Se realiza únicamente a la persona que es seleccionada.

7.      Período de Prueba: tiempo establecido para valorar el desempeño general de la persona en su puesto de trabajo.

8.      Contratación definitiva: se produce una vez superado el período de prueba.

Como podemos ver, el proceso de selección y reclutamiento por competencias no es una tarea fácil, por lo que no es algo que deba tomarse con ligereza, ya que como comentamos previamente son las personas quienes juegan un papel fundamental en la consecución de los objetivos del proyecto.

El ejecutar esos ocho pasos para la selección del personal, requiere de bastante tiempo y por ende representan un costo importante para el proyecto, por lo cual le corresponde al Director participar activamente en el proceso de planificación y selección del personal, para lo cual requiere sin lugar a dudas de buen juicio a la hora de tomar decisiones junto con su equipo de dirección.

Finalmente debemos mencionar que basar la selección de personal en sus competencias, es un método que permite concentrar los esfuerzos en la búsqueda de ese "personal ideal" que va a contribuir con el director en la consecución de los objetivos del proyecto.

Bibliografía

Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4a. Ed.). (2008). Estados Unidos de América: Project Management Institute Inc.

Lledó, P. (2011). Director de proyectos: como aprobar el examen PMP® sin morir en el intento (3a. Ed.). Canadá: el autor.

GESTIÓN RECURSOS HUMANOS: PMBOK VS LLEDÓ

Autor: Kermith J Carvajal Salas

  El presente ensayo es desarrolla como parte de la Maestría en Administración de Proyectos, en el curso Áreas del Conocimiento II, en el cual se estudiará la Gestión de los Recursos Humanos en la Administración Profesional de Proyectos.

  Para lo cual se realizará una comparación entre el Capítulo 9 del PMBOK – Gestión de los Recursos Humanos y el Capítulo 9 del libro "Director Profesional de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP sin morir en el intento" de Pablo Lledó, que igualmente trata el área de Recursos Humanos.

  La única limitación encontrada se produjo a la hora de confeccionar el Mapa conceptual, ya que la utilización del software Cmap tools fue algo nuevo.

  En el manejo de las empresas y de los proyectos resulta fundamental realizar una adecuada gestión del recurso humano, ya que a la postre es este recurso quien va a materializar la consecución de las tareas y actividades que iniciaron como un supuesto.

  En la actualidad los ambientes laborales son cada vez más proyectizados, por lo que la mejora continua es vital, y el manejo de los recursos humanos no escapa a esta realidad. El manejo de cada miembro del equipo de trabajo debe ser integral, esto es, que se considere más allá de su aporte laboral, por lo que debemos gestionar también la parte humana del individuo considerando su motivación y proporcionando el reconocimiento necesario y oportuno; todo esto en aras de estar más cerca de lograr el éxito del proyecto.

  Para poder lograr esa gestión integral del recurso humano, se debe desarrollar por parte del gerente del proyecto y de su equipo de dirección una serie de capacidades que contribuyan a dicha gestión, siendo la capacidad de liderazgo, y la de comunicación organizacional, dos de las más importantes. Además, también debemos desarrollar una actitud de negociación en donde impere la búsqueda del ganar-ganar como consigna primordial en la resolución de conflictos.

La gestión de recurso humano inicia desde la propia selección del personal, para lo cual debemos considerar su formación, de manera que podamos detectar fortalezas y debilidades, para que esto nos permita desarrollar adecuados procesos de inducción, antes y durante la ejecución del proyecto.

  Pablo Lledó enfatiza en que no basta con las plantillas y organigramas para que un proyecto sea exitoso, son las personas quienes harán realidad dicho objetivo. Es por esta razón que recomienda una adecuada gestión, que incluya el saber liderar, motivar y retribuir los aportes de los colaboradores. Por otro lado el PMBOK indica que se requieren fuertes habilidades de liderazgo, tocando también el tema de las retribuciones.

 No obstante, tanto Lledó como el PMBOK, utilizan una estructura de cuatro procesos para fundamentar la gestión del recurso humano en los proyectos, de hecho Lledó utiliza como base el PMBOK para su planteamiento. De esta manera, los procesos que ambos libros utilizan son: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Dirigir el Equipo del Proyecto.

  Si bien en ambos casos se describen cada una de las entradas, herramientas y salidas, necesarias para cada proceso, el PMBOK se enfoca en desarrollar de una manera más extensa cada tema, inclusive utilizando diagramas de flujo que facilitan la visualización del proceso como tal.

En el mapa conceptual adjunto, se muestra como el proceso de Desarrollar el Plan de Recursos Humanos, pertenece según el PMBOK al grupo de procesos de Planificación, mientras que los otros tres al grupo de procesos de ejecución. En el mapa también se muestran las entradas, técnicas y salidas para cada uno. Ambos textos utilizan la misma forma presentada en el mapa conceptual para desarrollar sus argumentos.

  Lledó por su parte hace un resumen del PMBOK, utilizando un enfoque menos rígido para desarrollar cada uno de los temas, utilizando inclusive ejemplos que vienen a facilitar la compresión de los mismos. Adicionalmente, Lledó incluye el desarrollo de dos temas como son Liderazgo y Motivación, los cuales el PMBOK menciona de manera menos profunda en uno de sus anexos.

Según ambos autores estos son los cuatro procesos de la gestión del recurso humano:

1.      Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: En ambos libros mencionan que es en este proceso en donde se identifican y documentan los roles del proyecto así como las relaciones de comunicación. Lledó menciona los factores ambientales y activos del proceso como temas que se deben conocer a profundidad, pero no los pone como requisitos (entradas), además, expone los diferentes tipos de poder.

2.    Adquirir el Equipo del Proyecto: este es el proceso en el que se confirman los recursos humanos seleccionados y se forma el equipo que es necesario para completar la finalización del proyecto. Nuevamente Lledó  no sugiere los activos de los procesos como entrada, si coinciden ambas lecturas en las técnicas y las salidas para este proceso.

3.      Desarrollar el Equipo del Proyecto: proceso en el que se mejoran las competencias y la interacción entre los miembros del equipo. Lledó desarrolla el tema de Liderazgo y Motivación, los cuales son necesarios en el director de proyectos como herramienta para sacar lo mejor de cada miembro del equipo. Por otra parte, el PMBOK destaca el valor de la comunicación eficaz en el desarrollo del proyecto.

4.      Dirigir el Equipo del Proyecto: en este proceso se da el monitoreo al desempeño de los miembros del equipo, se resuelven los conflictos y se gestionan los cambios para optimizar el proyecto. En el caso del PMBOK, se desarrollan seis técnicas para la resolución de los conflictos, mientras que Lledó se basa en ejemplos y preguntas para tocar este tema tan importante.

  Como puede observarse existen claras semejanzas entre ambos capítulos, lo cual es de esperarse puesto que el libro de Pablo Lledó se basa en el PMBOK, sin embargo, a la vez existen ciertas diferencias más de forma en el desarrollo del tema de la gestión de los recursos humanos.

  Pablo Lledó basado en su experiencia como Administrador de Proyectos busca dar un refuerzo más práctico a las personas que piensan optar por la certificación PMP del PMI, brindando la posibilidad de obtener ejercicios y ejemplos que permitan una mejor preparación. Por lo tanto, el libro de Lledó debe ser considerado como un complemento al PMBOK.

  Ambos libros nos recuerdan lo importante del saber liderar y motivar al recurso humano, ya que este es el pilar fundamental para la concretización de los entregables del proyecto, pero sobre todo para que los proyectos sean exitosos.

   Finalmente debemos concluir que la buena gestión del recurso humano trasciende más allá de la simple lectura de estos 2 libros, los directores de proyectos deben poner en práctica todas y cada una de las recomendaciones indicadas en ambas lecturas, además, buscar siempre el crecimiento a través de la lectura de otros artículos y libros, que le permitan mejorar cada día sus competencias y las de sus colaboradores logrando así el desarrollo del talento humano de su grupo de trabajo. El mejoramiento es algo continúo a lo que nunca se debe renunciar para el crecimiento personal y profesional.

Bibliografía

Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4a. Ed.). (2008). Estados Unidos de América: Project Management Institute Inc.

Lledó, P. (2011). Director de proyectos: como aprobar el examen PMP® sin morir en el intento (3a. Ed.). Canadá: el autor.