Autor: Kermith J Carvajal Salas
El presente
ensayo es desarrolla como parte de la Maestría en Administración de Proyectos,
en el curso Áreas del Conocimiento II, en el cual se analizará la Gestión de
la Comunicación en la Administración Profesional de Proyectos.
Para lo cual se realizará una
comparación entre el Capítulo 10 del PMBOK – Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto y el Capítulo 10 del libro "Director Profesional de Proyectos:
Cómo aprobar el examen PMP sin morir en el intento" de Pablo Lledó, que
igualmente trata el área de las Comunicaciones.
Realmente ambas lecturas
resultaron claras y de fácil compresión, por lo que realmente no se presentó
ninguna limitación a la hora de realizar la comparación entre ambos textos.
Durante la Administración de un Proyecto, la
Gestión de la Comunicación juega un papel fundamental durante todo el ciclo de
vida del mismo, es por esto que ambos textos mencionan que la mayoría del
tiempo los directores lo dedican a comunicarse tanto a lo interno como a lo
externo del proyecto, inclusive, Lledó se atreve a cuantificar ese tiempo
indicando que es alrededor del 90 %.
El PMBOK utiliza cinco procesos aplicables para desarrollar la Comunicación
de losproyectos, a saber:
Identificación de los Interesados: pertenece al
Grupo de Procesos de Iniciación y consiste en la identificación TOTAL de los
involucrados del proyecto, sean estos internos o externos. Una correcta
identificación de interesados es primordial para el éxito del Proyecto.
Planificar las Comunicaciones: pertenece al
Grupo de Procesos de Planificación y en él se determinan las necesidades de
información de los interesados.
Distribuir la Información: pertenece al
Grupo de Procesos de Ejecución. Básicamente consiste en poner la información
relevante a disposición de los interesados.
Gestionar las Expectativas de los Interesados: pertenece al
Grupo de Procesos de Ejecución, y consiste en satisfacer las necesidades de
información de los interesados.
Informar el Desempeño: pertenece al
grupo de procesos de Seguimiento & Control, consiste en recopilar y
distribuir la información del desempeño.
Como ya sabemos el libro de Lledó se basa en el PMBOK, por lo que
utiliza estos mismos cinco procesos para desarrollar el tema de las Comunicaciones
durante la Gestión de Proyectos. Seguidamente analizaremos uno a uno estos
cinco procesos para comparar ambos textos.
Par el primer proceso, el PMBOK
considera como parte de las entradas los Factores
Ambientales y los Activos de los
Procesos de la Organización, los cuales no son mencionados directamente por
Lledó. En el caso de las herramientas utilizadas en este proceso, el PMBOK
menciona el Juicio de Expertos, la
cual tampoco se mencionada por parte de Lledó. Ambos autores coinciden en las
salidas de este proceso.
Para el segundo proceso, Lledó
nuevamente no considera como entradas los Factores
Ambientales, Activos de los Procesos
de la Organización, ni la Estrategia
de Gestión de Interesados, siendo esta última una de las salidas del
proceso anterior. En el caso de las herramientas utilizadas, ambos libros
coinciden, más no así en las salidas, ya que Lledó no menciona las Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto.
En el tercer proceso, Lledó tampoco
menciona como una entrada los Activos de
los Procesos de la Organización; y en las técnicas no incluye las Herramientas de Distribución de la
Información. Para el caso de las salidas si coinciden en todas.
Para los procesos 4 y 5, nuevamente
el PMBOK considera los Activos de los
Procesos de la Organización, los cuales no son mencionados por Lledó como
entradas.
Algo importante es que Lledó incluye ejercicios que ayudan al lector a
comprender aún más cada uno de los procesos que integran la Gestión de la
Comunicación en los proyectos, por lo que tiene en ese sentido un valor
agregado que no posee el PMBOK. Además, el lenguaje más “casual” utilizado por
Pablo Lledó, así como la forma de plantear los temas mediante preguntas o bien
resaltar frases importantes, facilita al lector la compresión de la lectura.
Considero que el Juicio de Expertos y los Activos
de los Procesos de la Organización, son dos elementos importantes que Pablo
Lledó no menciona explícitamente en su libro, lo cual considero es una
debilidad puesto que ambos son muy importantes en todos los procesos
recomendados por el PMI. Personalmente considero que el Juicio de Expertos es probablemente una de las herramientas más poderosas
a la que debemos recurrir antes de iniciar un proyecto.
Por su
parte el PMBOK utiliza su conocida estructura a través de gráficos y diagramas
de flujo, que complementados con un lenguaje más formal describen amplia y
claramente el tema de las comunicaciones.
Debemos entonces concluir que ambos libros son complementarios, sin
embargo, es recomendable que en primera instancia los posibles lectores revisen
primero el PMBOK, que personalmente considero más completo e integral, para que
posteriormente puedan leer el libro de Pablo Lledó con una base más sólida
sobre el tema de las Comunicaciones, que les permita inclusive sacarle mayor
provecho a los ejercicios que éste incluye en su libro.
Finalmente se debe indicar que la adecuada implementación de estos cinco
procesos que conforman la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, le
permitirá al Director de Proyecto contar con mayores posibilidades de éxito en
su gestión, ya que como muy acertadamente comenta Lledó en su libro “La principal habilidad de un Director de
Proyecto es saber comunicar. No importa qué título tengas y en que profesión te
hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no
conseguirás proyectos exitosos”.
Bibliografía
Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4a. Ed.). (2008). Estados Unidos de América: Project Management Institute Inc.
Lledó,
P. (2011). Director de proyectos: como aprobar el examen PMP® sin morir en
el intento (3a. Ed.). Canadá: el autor.
