COMUNICACIONES: PMBOK VS LLEDÓ

 Autor: Kermith J Carvajal Salas

  El presente ensayo es desarrolla como parte de la Maestría en Administración de Proyectos, en el curso Áreas del Conocimiento II, en el cual se analizará la Gestión de la Comunicación en la Administración Profesional de Proyectos.

  Para lo cual se realizará una comparación entre el Capítulo 10 del PMBOK – Gestión de las Comunicaciones del Proyecto y el Capítulo 10 del libro "Director Profesional de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP sin morir en el intento" de Pablo Lledó, que igualmente trata el área de las Comunicaciones.

  Realmente ambas lecturas resultaron claras y de fácil compresión, por lo que realmente no se presentó ninguna limitación a la hora de realizar la comparación entre ambos textos.

  Durante la Administración de un Proyecto, la Gestión de la Comunicación juega un papel fundamental durante todo el ciclo de vida del mismo, es por esto que ambos textos mencionan que la mayoría del tiempo los directores lo dedican a comunicarse tanto a lo interno como a lo externo del proyecto, inclusive, Lledó se atreve a cuantificar ese tiempo indicando que es alrededor del 90 %.

  El PMBOK utiliza cinco procesos aplicables para desarrollar la Comunicación de losproyectos, a saber:

Identificación de los Interesados: pertenece al Grupo de Procesos de Iniciación y consiste en la identificación TOTAL de los involucrados del proyecto, sean estos internos o externos. Una correcta identificación de interesados es primordial para el éxito del Proyecto.

Planificar las Comunicaciones: pertenece al Grupo de Procesos de Planificación y en él se determinan las necesidades de información de los interesados.

Distribuir la Información: pertenece al Grupo de Procesos de Ejecución. Básicamente consiste en poner la información relevante a disposición de los interesados.

Gestionar las Expectativas de los Interesados: pertenece al Grupo de Procesos de Ejecución, y consiste en satisfacer las necesidades de información de los interesados.

Informar el Desempeño: pertenece al grupo de procesos de Seguimiento & Control, consiste en recopilar y distribuir la información del desempeño.

  Como ya sabemos el libro de Lledó se basa en el PMBOK, por lo que utiliza estos mismos cinco procesos para desarrollar el tema de las Comunicaciones durante la Gestión de Proyectos. Seguidamente analizaremos uno a uno estos cinco procesos para comparar ambos textos.

Par el primer proceso, el PMBOK considera como parte de las entradas los Factores Ambientales y los Activos de los Procesos de la Organización, los cuales no son mencionados directamente por Lledó. En el caso de las herramientas utilizadas en este proceso, el PMBOK menciona el Juicio de Expertos, la cual tampoco se mencionada por parte de Lledó. Ambos autores coinciden en las salidas de este proceso.

Para el segundo proceso, Lledó nuevamente no considera como entradas los Factores Ambientales, Activos de los Procesos de la Organización, ni la Estrategia de Gestión de Interesados, siendo esta última una de las salidas del proceso anterior. En el caso de las herramientas utilizadas, ambos libros coinciden, más no así en las salidas, ya que Lledó no menciona las Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

En el tercer proceso, Lledó tampoco menciona como una entrada los Activos de los Procesos de la Organización; y en las técnicas no incluye las Herramientas de Distribución de la Información. Para el caso de las salidas si coinciden en todas.

Para los procesos 4 y 5, nuevamente el PMBOK considera los Activos de los Procesos de la Organización, los cuales no son mencionados por Lledó como entradas.

  Algo importante es que Lledó incluye ejercicios que ayudan al lector a comprender aún más cada uno de los procesos que integran la Gestión de la Comunicación en los proyectos, por lo que tiene en ese sentido un valor agregado que no posee el PMBOK. Además, el lenguaje más “casual” utilizado por Pablo Lledó, así como la forma de plantear los temas mediante preguntas o bien resaltar frases importantes, facilita al lector la compresión de la lectura.

Considero que el Juicio de Expertos y los Activos de los Procesos de la Organización, son dos elementos importantes que Pablo Lledó no menciona explícitamente en su libro, lo cual considero es una debilidad puesto que ambos son muy importantes en todos los procesos recomendados por el PMI. Personalmente considero que el Juicio de Expertos es probablemente una de las herramientas más poderosas a la que debemos recurrir antes de iniciar un proyecto.

   Por su parte el PMBOK utiliza su conocida estructura a través de gráficos y diagramas de flujo, que complementados con un lenguaje más formal describen amplia y claramente el tema de las comunicaciones.  

   Debemos entonces concluir que ambos libros son complementarios, sin embargo, es recomendable que en primera instancia los posibles lectores revisen primero el PMBOK, que personalmente considero más completo e integral, para que posteriormente puedan leer el libro de Pablo Lledó con una base más sólida sobre el tema de las Comunicaciones, que les permita inclusive sacarle mayor provecho a los ejercicios que éste incluye en su libro.

  Finalmente se debe indicar que la adecuada implementación de estos cinco procesos que conforman la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, le permitirá al Director de Proyecto contar con mayores posibilidades de éxito en su gestión, ya que como muy acertadamente comenta Lledó en su libro “La principal habilidad de un Director de Proyecto es saber comunicar. No importa qué título tengas y en que profesión te hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no conseguirás proyectos exitosos”.

Bibliografía

Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4a. Ed.). (2008). Estados Unidos de América: Project Management Institute Inc.

Lledó, P. (2011). Director de proyectos: como aprobar el examen PMP® sin morir en el intento (3a. Ed.). Canadá: el autor.